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Créer et partager de manière privé et/ou publique des documents grâce à Nextcloud

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Vous allez être guidé pour dupliquer l'un des document type configuré avec la charte graphique de l'association. Vous êtes bien sur libre de créer un document vierge en suivant la même procédure.

Créer un nouveau document

  • Choisir le type de document correspondant, si vous ne savez lequel utiliser copier le document "Modèle générique".

  • Clic droit ou Cliquer sur à droite dans la même ligne que le document choisi

  • Cliquer sur "Copier"

  • Dans la fenêtre qui s'ouvre cliquer sur l’icône puis naviguer jusqu'au dossier où créer le nouveau document. Enfin cliquer sur "Copier vers {Nom du dossier}"

  • Naviguer jusqu'au dossier ou vous avez copier le document

  • Clic droit ou Cliquer sur dans la même ligne que le document crée

  • Renommer le document en commençant par AAAA-MM-JJ - {Nom de votre document} pour faciliter la classification pour les autres utilisateurs.

  • Cliquer sur le document pour l'ouvrir et l'éditer

Et voilà, votre nouveau document est crée, pour le partager c'est juste en dessous.

IMPORTANT : Utiliser les documents type permet de valoriser votre travail et celui de La Coop des Communs. De même nommer correctement un document permet aux autres membres de le trouver plus facilement.

Le tutoriel vidéo : https://nextcloud.coopdescommuns.org/index.php/s/sCQXLkYqW2AjPTY

Partager un document

  • Naviguer jusqu'au document à partager

  • Cliquer sur l’icône dans la même ligne que le document pour ouvrir le panneau de partage

  • Cliquer sur + dans la ligne partager un lien

    • Cliquer a nouveau sur pour afficher les options de partage

    • "Permettre la modification" Autorise les personnes avec le lien a modifier le document sur Onlyoffice

    • "Masquer le téléchargement" empêche le téléchargement du document (qui est possible par défaut)

    • "Protéger par un mot de passe" permet de verrouiller l'accès au lien par mot de passe

    • "Spécifier une date d'expiration" active une date limite a partir de laquelle le lien sera désactivé. Merci de laisser celle par défaut pour éviter de laisser des liens actifs inutilement.

    • [INFO] Cette date est modifiable pour, par exemple, permettre de l'édition de document partagé le temps d'une réunion et désactiver le lien le lendemain pour éviter des modifications hors du cadre de la réunion.

  • Cliquer sur pour copier le lien dans votre presse papier

  • Coller le lien où souhaité avec la fonction coller (raccourci ctrl + V au clavier)

IMPORTANT : Créer un document de prise de note et partager un lien temporaire avec édition sans mot de passe le temps d'une réunion facilite grandement le travail des membres.

Le tutoriel vidéo : https://nextcloud.coopdescommuns.org/index.php/s/9wRxtar7DiJ9Ges

Tutoriel sur votre ordinateur

Vous allez être guidé pour dupliquer l'un des document type configuré avec la charte graphique de l'association. Vous êtes bien sur libre de créer un document vierge en suivant la même procédure.

Installer le logiciel

Merci de suivre la procédure décrite sur cette page : Synchroniser Nextcloud sur votre ordinateur

Créer un nouveau document

Important : Vérifier que le logiciel Nextcloud est bien lancé pour pouvoir faire la procédure. Si les fichiers dans votre dossier Nextcloud sont suivis de cet icône c'est tout bon !

  • Aller dans le dossier Nextcloud / Ressources / Docs Types et sélectionner le document pertinent.

  • Choisir le type de document correspondant. En cas de doute choisir le document "Modèle générique".

  • Copier le document (ctrl + c)

  • Naviguer dans le dossier partagé "GT - {nom du groupe de travail}" dans lequel vous souhaitez créer le document

  • Renommer le document en commençant par AAAA-MM-JJ - {Nom de votre document} pour faciliter la classification pour les autres utilisateurs.

  • Attendre que l’icône à droite du document soitqui signifie que le document est synchronisé avec Nextcloud.

Et voilà, votre nouveau document est crée et synchronisé sur Nextcloud, vous pouvez le voir si vous allez dans le même dossier sur votre navigateur. Pour le partager c'est juste en dessous.

IMPORTANT : Utiliser les documents type permet de valoriser votre travail et celui de La Coop des Communs. De même nommer correctement un document permet aux autres membres de le trouver plus facilement.

Le tutoriel vidéo : https://nextcloud.coopdescommuns.org/index.php/s/2FW8rcLRf8pgq3W

Partager un document

  • Naviguer dans votre ordinateur jusqu'au fichier à partager

  • Faire un clic droit sur le document et sélectionner "Partager via Nextcloud / Option de partage"

  • Dans le fenêtre qui s'ouvre cliquer sur le +

  • Cliquer sur les pour afficher les options de partage et activer "autoriser les modifications" pour permettre aux destinataires de modifier le document.

  • Cliquer sur pour copier le lien dans votre presse papier

  • Coller le lien où souhaité avec la fonction coller (raccourci ctrl + V au clavier)

IMPORTANT : Créer un document de prise de note et partager un lien temporaire avec édition sans mot de passe le temps d'une réunion facilite grandement le travail des membres.

Le tutoriel vidéo : https://nextcloud.coopdescommuns.org/index.php/s/TWmWPYNStLEE6X7

En cas de questions sur l'utilisation merci de contacter dsi@coopdescommuns.org