Lancer une Visio-conférence

Prise en main et utilisation des outils de visio-conférence de La Coop des Communs

Liens utiles

Le tutoriel vidéo pour télécharger zoom

Le tutoriel vidéo pour se connecter, partager l'accès à la réunion et ouvrir une réunion.

Outils open source

La Coop des Communs favorise autant que possible les outils open source. Nous vous proposons donc les outils suivants pour vos réunions de moins de 10 participants nécessitant des fonctionnalités simple.

Jitsi

Jitsi est un outil open source qui permet de lancer des réunions gratuitement et très rapidement.

ATTENTION : Au delà de 4 participants avec la vidéo le système est très instable et fait chauffer les ordinateurs...

Lancer un appel Jitsi

  1. Entrer le nom de son choix dans le champs de texte (mettre un nom un peu complexe car tout le monde peut rejoindre l'appel a partir de l'adresse)

  2. Le lien a partager et le numéro a appeler pour rejoindre par téléphone s'affiche en bas à droite

  3. Cliquer sur "copy"

  4. Faire ctrl+v dans l'e-mail à partager aux autres participants

Le lien est utilisable par tous a tout moment sans compte si contrainte. Seul soucis ce n'est pas adapté à plus de 5 personnes et la qualité peut être faible.

Infomaniak est un hébergeur web basé en Suisse qui met à disposition un serveur jitsi pendant la durée de la crise sanitaire. Ce service permet d'avoir une meilleure stabilité et qualité qu'un simple appel Jitsi présenté ci dessus.

Lancer une appel sur infomaniak

  1. Cliquer sur créer

  2. Le lien a partager et le numéro a appeler pour rejoindre par téléphone s'affiche en bas à droite

  3. Cliquer sur "copy"

  4. Faire ctrl+v dans l'e-mail à partager aux autres participants

Outil propriétaire - Zoom

Certaines de nos réunions nécessitent un grand nombre de participants et des fonctionnalités avancées. A notre connaissance aucun outil open source est suffisamment stable.

Nous avons donc pris un compte Zoom annuel pour ces cas d'usage. Zoom n'est pas sans défaut et travaille actuellement avec la fondation Mozilla qui développe également le navigateur Firefox pour résoudre les problèmes rencontré par la solution et mis en lumière avec l'explosion de la visio-conférence.

Pour un meilleur confort d'utilisation et/ou créer une réunion il vous faut télécharger le logiciel zoom ici

Télécharger le logiciel

Pour télécharger zoom suivre les étapes suivantes :

  1. Cliquer sur télécharger et installer le logiciel.

  2. Il est possible qu'un compte soit nécessaire.

Le tutoriel vidéo : https://nextcloud.coopdescommuns.org/index.php/s/83CqA4KPmPoCrZ4

Rejoindre une réunion

Rejoindre une réunion Zoom nécessite que quelqu'un avec un compte utilisateur crée une réunion. C'est l'animateur. Il vous partagera un lien de ce type : https://zoom.us/j/xxxxxxxxx

Cliquez sur ce lien, le logiciel zoom démarre et vous êtes connecté à la réunion.

Vous pouvez également rejoindre par téléphone au numéro suivant : +33170379729

Le numéro de la réunion est communiqué par l'animateur.

Créer une réunion

La Coop des Communs souscrit à un abonnement professionnel zoom à 70€ par an (avec une réduction en tant qu'association via Solidatech)

Les animateurs des groupes de travail ont l'identifiant et le mot de passe du compte partagé. Si vous êtes animateur merci d'envoyer un mail à dsi@coopdescommuns.org pour obtenir le mot de passe.

  1. Lancer le logiciel Zoom

  2. Cliquer sur "connexion"

  3. Entrer l'e-mail et le mot de passe qui vous a été fourni en tant qu'animateur de groupe de travail

  4. Cliquer sur "Nouvelle réunion" en orange

  5. En bas de la fenêtre Zoom cliquer sur le bouton "participants"

  6. Cliquer sur "inviter" puis sur "copier l'invitation en bas de la fenêtre qui vient de s'ouvrir

  7. Coller l'invitation dans un e-mail (avec le raccourci clavier ctrl+v)

  8. Envoyer cet e-mail aux personnes à inviter.

Le tutoriel vidéo : https://nextcloud.coopdescommuns.org/index.php/s/ArzDQCtsBPbFrJ5

Ce processus est un peu complexe mais a partir de maintenant, toutes les réunion que vous lancerez avec le compte Zoom de La Coop des Communs aura les même coordonnées. Vous pouvez donc sauvegarder le lien et le numéro de réunion et toujours renvoyer le même aux personnes que vous souhaitez inviter.

Dernier point, ce compte est partagé, une seule réunion peut être tenue à la foi. Merci de faire attention à ce que le compte ne soit pas utiliser avant de lancer une réunion.

Si le compte est déjà utilisé a ce moment vous pouvez utiliser votre propre compte zoom (limite de 40min au delà de deux participants) ou nous préconisons d'utiliser l'un des outils open source en haut de cette page.

Questions et assistance

Si vous avez des questions ou besoin d'assistance pour organiser une réunion en visio conférence merci de contacter sans attendre

Merci et bonnes discussions et débats en visio-conférence !